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CONDUIRE UNE REUNION EFFICACE

 

OBJECTIF

*Appréhender toutes formes de réunions. L'animation de groupes de travail. Découvrir les techniques d'animation de groupe : coordination, régulation, concertation expression... Dynamiser le travail intellectuel collectif et développer la créativité des participants. S'entraîner à la négociation et à la prise de décision en groupe. Développer ses capacités d'écoute et d'expression. Maîtriser les outils facilitant les travaux de groupe.

 

PUBLIC ET PRE-REQUIS

*Toutes les personnes amenées à conduire des réunions, à animer des groupes de travail...pour qu'elles atteignent les objectifs fixés, en fonction de la nature des groupes et du temps imparti.

 

CONTENU

 

* LA PREPARATION DE LA REUNION :
Préparation matérielle (ordre du jour, convocation, choix de la salle et son installation,  matériel audiovisuel...). Les différents types de réunions : information, résolution de problèmes, conduite de projet, étude, commercial...

* L'AVANT" REUNION
La définition du sujet et des objectifs . Deux objectifs : explorer - résoudre. Les travaux de commissions. Convocation à la réunion : lieu, participants, autres facteurs...

* DEROULEMENT DE LA REUNION :
Les trois phases de la réunion : début, développement ou travail, la conclusion ou la synthèse. Les cinq outils indispensables de la réunion : l'objectif, la maîtrise du temps, le rôle de chacun, les perspectives, la boite à outils des dysfonctionnements. La définition du sujet. Les différentes sortes d'argumentation ; comment les utiliser ?  Techniques d'animation : accueil des participants, rappel de l'ordre du jour, favoriser la prise de parole pour tous,  canaliser le flot de paroles du "monopoliseur", utiliser les controverses comme tremplin, rendre dynamique la  productivité des groupes, prendre des décisions, conclure dans le temps imparti, confier des tâches, aboutir à un compte rendu et à un tableau d'actions... Les participants-acteurs, les principaux rôles et statuts de chacun : l'animateur, le secrétaire ou le rapporteur, les participants. Faire des synthèse d'étape et finales ; concrétiser les décisions du groupe. La préparation de la réunion suivante. Le suivi de la réunion.


* LA COMMUNICATION EN REUNION
Expression orale , l'écoute des idées des autres,  la reformulation; les différentes sortes de questions; le brainstorming ;  les modèles d'argumentation, éviter d'agresser pour convaincre ; comment placer sa voix. Faire progresser la réunion en recentrant la discussion, en stimulant les débats, ou en calmant le débat. Agir avec les bavards, les passifs et les perturbateurs. Analyser les jeux psychologiques et les manipulations inconscientes des participants.
* Psychologie : la loi de la projection. L'interprétation. Les phénomènes de groupe. La créativité.

 

DUREE

* 3 jours

 

METHODE PEDAGOGIQUE

 

* Exposés théoriques et de synthèse. Nombreux exercices et jeux de rôle. Selon le temps disponible, simulation de conduites de réunions filmées et étudiées au caméscope...
* Remise d'une documentation à chaque participant.

 

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